Onboarding: in veel organisaties het kind van de rekening, maar in feite je sleutel tot succes, zeker als het om internationale kenniswerkers gaat!

Je steekt veel tijd in het vinden van de juiste internationale kandidaten, maar hoelang blijven ze? 

Hoeveel tijd, geld en moeite spendeer je voor je organisatie aan het vinden van de juiste mensen? Is het niet steeds moeilijker om goed gekwalificeerd personeel te vinden? Zoek jij een deel van je medewerkers tegenwoordig ook internationaal? Als het dan eenmaal gelukt is om iemand aan te trekken, wil je er alles aan doen om die mensen ook echt aan je organisatie te binden. Maar, hoe vaak gebeurt het niet dat je toch weer afscheid neemt? Bij het aantrekken van internationale kenniswerkers spelen vele facetten een rol waar we in dit artikel uitleg over geven. Als je daar goed op inspeelt heb je als organisatie vele streepjes voor en is de kans op een succesvolle match vele malen groter.

Boek een vrijblijvend online kennismakingsgesprek om te zien wat jij kunt doen. 

Goede onboarding is cruciaal, maar slechts de helft van de medewerkers is tevreden

Wat is onboarding?

Onder ‘onboarding’ verstaan we het proces om iemand wegwijs te maken in de organisatie en te zorgen dat hij of zij zich welkom voelt en weet waar hij terecht kan voor wat. Dit proces is cruciaal voor het succes van nieuwe medewerkers en kan de algehele ervaring bij de organisatie aanzienlijk beïnvloeden.

Impact van onboarding

Uit het 2022 survey van Paychex blijkt dat 70% van de medewerkers denkt dat het onboardingproces de ervaring van een nieuwe medewerker kan maken of breken. Slechts 52% van de medewerkers is tevreden met hun onboarding. Dit toont aan dat er veel ruimte is voor verbetering. 

Gevolgen van onvoldoende onboarding

Als de onboarding niet aan de verwachtingen voldoet overweegt 64% om naar een andere baan over te stappen binnen een jaar. Het is dus belangrijk om in goede onboarding te investeren. In het bijzonder bij internationals omdat daar nog veel meer aspecten bij komen kijken dan de overstap naar jouw bedrijf en de nieuwe functie. Onderzoek laat zien dat werkgevers in de VS gemiddeld $4000 en 24 dagen besteden aan het vinden en aannemen van een vervangende medewerker.[1] Het vervangen van een medewerker kan zelfs 6 tot 9 maanden aan salaris kosten.[2] 

Voordelen van goede onboarding

Aan de andere kant hebben bedrijven met een goed onboardingproces juist hele mooie resultaten. 79% van de bedrijven zegt dat onboarding nieuwe medewerkers helpt om zich snel aan te passen aan de bedrijfscultuur. [3] Dit zorgt voor een betere ervaring voor iedereen, zowel voor de nieuwe medewerker als voor de werkgever.

Sterker nog, als er sprake is van een kwalitatief onboardingproces, is er een indrukwekkende verbetering van 82% in de retentie van nieuwe werknemers en een aanzienlijke stijging van de productiviteit met meer dan 70%.[4] 

Bovenstaande cijfers laten zien dat een goede onboarding loont. Bij een internationale kenniswerker komt er echter nog meer bij kijken dan bij iemand uit het eigen land. 

Onboarding van een internationale kenniswerker:  meer dan een nieuwe baan

Naast de nieuwe baan en nieuwe organisatie spelen er voor internationale kenniswerkers die naar Nederland komen nog een aantal extra aspecten die van belang zijn bij succesvolle onboarding.

Life event

Een internationale uitzending voor je werk kan je zien als meerdere life events in één. Je gaat verhuizen naar een nieuw land, een nieuwe cultuur, andere gewoonten en gebruiken, andere taal, veel is anders dan je gewend was. Ook emotioneel ga je door roerige tijd. In het begin is alles fantastisch, maar na een tijdje voel je je onbegrepen en onthand, terwijl je in je land van oorsprong volledig bekwaam was. Hier kan je niet eens zelfstandig je internet regelen of een geschikte verzekering uitzoeken.  Als je het proces kunt normaliseren en handvatten kunt bieden hoe men praktische zaken aan kan pakken voelen mensen zich minder afhankelijk en daardoor beter.

Onderschatting positie partner

Een specifiek aandachtspunt hierbij is de positie van de partner (ook wel ‘spouse’ genoemd). De ‘assignee’ (de persoon die aangetrokken is) vindt zijn of haar weg in het werk, maar vaak komt er ook een partner en soms ook een heel gezin mee. Als de partner niet kan aarden, zijn of haar draai niet vindt, heeft dit z’n weerslag op de assignee. Een partner die zich niet gelukkig voelt in de nieuwe omgeving kan een reden zijn om het contract te beëindigen en terug te gaan naar het thuisland. Door hier extra begeleiding bij te bieden kan de spouse ook zijn of haar weg vinden om een eigen plek in de samenleving in te nemen. 

Nederlandse business cultuur

Meerdere recruiters die internationals werven geven aan: Hoewel het op papier een hele competente kandidaat leek, blijkt het toch een mismatch in de organisatie te zijn en ben ik alweer gevraagd om een nieuw iemand te vinden. De businesscultuur in Nederland vraagt z’n eigen specifieke manier van opereren. Wat elders goed werkt hoeft hier niet te werken. Je hebt maar één keer de kans om een eerste indruk te maken. Sla je daar de plank mis, dan is het de vraag of dat nog te repareren valt en of het tij te keren is.

Door van tevoren aandacht te besteden aan onmisbare communicatievaardigheden op het werk in een Nederlandse context is zo’n nieuwe medewerker zich hier veel bewuster van en kan hij hierop inspelen. Wat zijn de omgangsvormen in onderhandelingen en presentaties? Hoe werkt de Nederlandse vergadercultuur? En wat zijn de ongeschreven regels op het werk? Weten hoe hiermee om te gaan kan doorslaggevend zijn voor een succesvolle start bij de nieuwe werkgever. 

Aansluiting en eenzaamheid

Iets wat internationals vaak moeilijk vinden is het krijgen van aansluiting met Nederlanders buiten het werk en zich echt thuis voelen in Nederland. Kortom, de Nederlandse cultuur. Nederlands hebben hun leven vaak al helemaal georganiseerd en daar kom je als international moeilijk tussen. Onbekendheid met typisch Nederlandse humor en niet weten welke actualiteit Nederlanders bezighoudt zijn voorbeelden die gevoelsmatig voor afstand kunnen zorgen. Internationals blijven zich daardoor buitenstaander voelen en zoeken aansluiting bij elkaar of eenzaamheid ligt op de loer. Daarover praten gebeurt vaak niet door schaamte. Als werkgever kan je hier een rol in spelen door mensen uit te nodigen voor een community.  Met Your Move to the Netherlands hebben we bijvoorbeeld een exclusieve community voor internationals, My Dutch Homebase, waarin we elke 2 weken een Talk of Town houden: bespreken van dingen die op dat moment in de Nederlandse samenleving spelen. Ook hebben we in deze community geregeld experts die uitleg geven over een onderwerp dat voor internationals in Nederland van belang is en hebben we elke maand een Q&A sessie waarin de leden al hun vragen kunnen stellen over het leven in Nederland. Een community van gelijkgestemden zorgt voor verbinding en het gevoel ergens bij te horen. Bovendien is het een efficiënte manier om kennis te delen en mensen te informeren.

“Thanks to the 'My Dutch Homebase' community, I always have a place to fall back on when I don't know what to do. That makes me feel like I'm not alone” Victoria uit Polen  

Je kunt je medewerkers en hun gezinnen aanbieden om zich aan te sluiten bij zo’n bestaande community als “My Dutch Homebase” of je kunt een eigen community starten binnen je eigen bedrijf of lokaal met een aantal partners. Je kunt hier altijd vrijblijvend met ons over sparren. We delen graag onze ervaring.

Boek een vrijblijvend online kennismakingsgesprek

“Before anything else, preparation is the key to success.” Alexander Graham Bell

Praktische issues bij onboarding die je als organisatie tegenkomt

Als HR-manager of eigenaar van een bedrijf weet je eigenlijk wel dat onboarding belangrijk is. Toch schiet het er vaak bij in of wordt er minder aandacht aan besteed dan je zou willen. Daar zijn verschillende oorzaken voor:

Gebrek aan tijd van de international na aankomst in Nederland

Eenmaal aangekomen wil de assignee graag zo snel mogelijk aan de slag en ook als organisatie vind je het prettig dat iemand zo snel mogelijk z’n werk gaat doen. Het gevolg is dat een eventuele culturele coaching of training vaak pas een aantal weken of soms zelfs maanden na aankomst plaatsvindt. Het gevolg is onbegrip en een onprettig gevoel; onnodige situaties die voorkomen hadden kunnen worden.

Vaak zeggen mensen na zo’n training die weken of maanden na aankomst plaatsvindt: “Had ik dit maar veel eerder geweten” of “Dit had me zo veel gedoe gescheeld”, “Oh, nu snap ik waarom ….” Zo’n training wordt vaak direct na aankomst aangeboden, maar mensen zijn de eerste weken zo druk met het organiseren van hun leven dat ze er geen prioriteit aan geven. Daardoor leren ze veel zaken ´the hard way´ wat meer dan eens tot veel frustratie en misverstanden leidt. Geen prettige start van het leven in Nederland. Ze laten een fijn leven achter in hun thuisland waar ze zeer competent waren en nu moeten ze in Nederland weer van nul af aan beginnen. Het is fijn als je je daar voorafgaand aan vertrek al op kunt voorbereiden.

We hebben een lijst gemaakt van de 14 dingen die expats graag van tevoren hadden geweten over leven en werken in Nederland. Die lijst kun je hier downloaden. Download de PDF "Had ik dit maar eerder geweten". 

Voorbereiding vóór aankomst

Het voorbereiden en de onboarding beginnen idealiter al vóórdat iemand naar Nederland komt. 

Niet alleen voor de international is het fijn als ze voorbereid zijn, ook voor de organisatie waar ze gaan werken of de intermediair die het onboarding proces begeleidt.

Zoals een van onze samenwerkingspartners aangaf: “Dan hoor ik een week voor vertrek dat er ook een hond mee moet, maar daar zit een hele procedure aan vast die veel meer tijd kost dan een week. Als mensen dat op tijd weten, kunnen ze daar ook op tijd mee aan de slag. Het is heel fijn als daar een standaard voor is!”

Hoge kosten onboarding:

Een methode voor onboarding die nog steeds vaak wordt toegepast is de 1:1 coaching van een assignee en zijn/ haar partner. Om een goed programma te bieden heb je vaak meerdere dagen nodig met diverse expertises. Daar hangt een prijskaartje aan. Mede hierom maken meerdere organisaties de keuze om dit alleen aan te bieden aan het hogere management. Immers, het budget dat beschikbaar is wordt steeds beperkter. Echter, onboarding is voor iedereen essentieel. Door het proces anders in te richten, met een deel standaardisatie (bijvoorbeeld online training) kan de onboarding vele malen goedkoper aangeboden worden dan bij een live 1:1 programma.

Te weinig tijd om goed te begeleiden

Heb je zelf of je mensen te weinig tijd voor de onboarding? Kijk dan hoe je het slim kan organiseren: wat kan je uitbesteden, wat kan je standaardiseren en wat is belangrijk dat je zelf doet? Wij kijken graag vrijblijvend met je mee.

De kunst is een combinatie van standaardiseren en mensen in hun eigen tijd vooraf dingen laten volgen die vooraf van belang zijn en persoonlijke aandacht en connectie op zaken die verbinden, zodat mensen zich thuis voelen. 

Het standaardiseren kost tijd, maar bedenk hoeveel tijd je wint doordat je niet steeds 1:1 alles hoeft uit te leggen. Ook is het voor de assignee en zijn of haar gezin prettig om iets te hebben om op terug te kunnen vallen, waardoor ze dingen kunnen checken en terugkijken op het moment dat het voor hen van belang is. 

“Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe.” Abraham Lincoln

De persoonlijke gesprekken die je hebt kan je dan gebruiken om juist meer aandacht te besteden aan de punten die voor die specifieke persoon van belang zijn. Wat zijn de vragen en punten waar ze tegenaan lopen? 

Conclusie

Een goede onboarding is cruciaal om mensen aan je organisatie te binden en vraagt minder inspanning dan je denkt als je de juiste zaken standaardiseert en dat met persoonlijke aandacht en verbinding combineert. 

Wij dagen je uit: welke onderwerpen kan jij binnen je onboarding proces standaardiseren en verwerken in een online training/ uitlegvideo of handboek waardoor je niet steeds hetzelfde verhaal opnieuw hoeft te vertellen? Hoe kan je zorgen dat je internationals beter voorbereid starten?

Hoe kan je zorgen voor meer verbinding? 

Kortom, hoe zorg je dat de onboarding bij jouw organisatie bijdraagt aan happy competent internationals die graag bij jouw organisatie willen werken?  Investeer in de onboarding van je internationals. Je zorgt dat ze zich sneller thuis voelen, dat ze zich betrokken voelen, sneller effectief in je organisatie aan de slag kunnen, kortom, dat ze op hun plek zijn. Het is het waard!

Boek een vrijblijvend online kennismakingsgesprek om van gedachte te wisselen hoe jullie je onboarding nog beter aan kunnen laten sluiten op de behoefte van je internationale kenniswerkers tegen minimale kosten.